Dokumentstyring
EVITAR er et verktøyet og metode som egner seg godt for å utarbeide og vedlikeholde mange typer dokumenter, eksempelvis styringsdokumenter og kvalitetshåndbøker.
Spesielt vil en dra nytte av verktøyet dersom en skal utarbeide og vedlikeholde forskjellige dokumenter hvor det stilles sterke krav til konsistens og sammenheng på tvers av dokumentene, og hvor dokumentene må være à jour til enhver tid.
En annen type dokumenter som har samme krav til konsistens og ajourhet er alle former for beredskapsplaner eller kontinuitetsplaner. En virksomhet kan ha etablert overordnede beredskapsplaner, katastrofeplaner for spesifikke IT-plattformer og løsninger, samt kontinuitetsplaner for kritiske forretningsfunksjoner.
Fordeler og styrker
Fordelen med å bruke EVITAR er at en får en felles og enhetlig bruk av begreper og nøkkelopplysninger gjennom alle dokumentene. Dette gjelder selv om arbeidet med å tilpasse dokumentene fordeles på flere personer. Systemet har funksjoner for å styre aksessrettigheter på dokumenter, kapitler, begrepsapparat og nøkkelopplysninger. Ved behov kan de samme kapitler og avsnitt benyttes i flere dokumenter, slik at en får konsistens ved oppdateringer.
En styrke med EVITAR er muligheten for å vedlikeholde et hierarki av dokumenter og planer (for eksempel sentrale og regionale planer) med felles begrepsapparat og nøkkelopplysninger, men med mulighet for overstyringer på underliggende nivåer. Dette gjelder også for kapitler, som kan være felles for alle nivåer, eller kapittelinnholdet kan overstyres på et underliggende nivå.
Maler
Som utgangspunkt for å lage dokumenter, kan følgende maler leveres med EVITAR:
IT-katastrofeplan, Generell kriseplan/beredskapsplan, Policy & Retningslinjer for informasjonssikkerhet (basert på standarden NS-ISO/IEC 17799)
Malene gir konkrete planer som er svært operative. Disse definerer klare ansvarsforhold og oppgaver i instruksform, med utstrakt bruk av sjekklister som skal følges.
Det er enkelt å legge egne dokumenter, for eksempel kvalitetshåndbøker, som tekstmaler inn i verktøyet og tilpasse disse slik at en oppnår samme dynamikk og mulighet for effektivt vedlikehold.
EVITAR er windowsbasert og benytter MS WORD. Det gir maksimal fleksibilitet og minimalt opplæringsbehov. EVITAR benytter WORD for å produsere avanserte dokumenter med innholdsfortegnelse, automatisk nummererte kapitler og underkapitler, krysshenvisninger, og ellers mulighet for å bruke alle funksjoner som finnes i WORD (grafikk etc.).
